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Cet article s'adresse principalement aux professionnels du voyage, mais il me fait plaisir de partager mes trucs en toute transparence avec quiconque s'y intéresse puisque certains de ces outils peuvent être pratiques dans n'importe quel domaine.
Après plusieurs années à mon compte dans l'industrie du voyage, j'ai déniché une foule d'outils qui m'aident au quotidien, qui facilitent mon travail et qui m'aident à développer ma business. Certains sont gratuits, certains sont payants. Si je les propose ici, c'est que peu importe le prix qu'ils me coûtent, une chose est sûre : ils sont rentables pour moi. Si vous cherchez à améliorer votre productivité, votre image de marque et votre quotidien professionnel, alors ces outils sont pour vous!
Important : cet article contient des liens affiliés. Certains d'entre eux vous feront bénéficier d'une réduction et je recevrai également une petite rémunération.
Depuis des années, je ne jure que par Google Workspace. D'abord et avant tout, oui, c'est une boîte courriel. Mais bien au-delà de ça, c'est toute une suite d'outils complets que j'utilise avec mon équipe au quotidien. J'ai fait le choix de payer une licence à chacune des conseillères de mon équipe, parce que c'est trop pratique! Voici quelques uns de mes outils préférés outre la boîte courriel, inclus dans la suite :
Google Drive
Ici, avec mon équipe, on stock toute l'information concernant les voyages qu'on vend. Au lieu de garder des dossiers physiques dans un classeur, on crée des dossiers numériques où on met tous les fichiers et documents qui concernent le voyage. On peut travailler simultanément sur des fichiers, écrire des commentaires, etc.
Google Agenda
L'agenda est hyper complet, et depuis peu, permet de planifier des plages horaire de rendez-vous! Vous pouvez donc établir vos heures de disponibilités, envoyer le lien à vos clients ou collègues, et ceux-ci peuvent alors prendre rendez-vous avec vous en quelques clics. Le système génère alors automatiquement un lien de visioconférence (si vous avez activé l'option), et envoie un rappel automatique avant la rencontre. Un vrai game changer pour moi, puisqu'on évite l'échange interminable de courriels pour trouver une plage horaire qui convient à tout le monde. On va se le dire, ça contribue aussi à mettre ses limites avec les clients au niveau de nos disponibilités. Pour ceux qui connaissent Calendly, ça ressemble à ça, mais à une fraction du prix.
Google Meet
Une excellente alternative à Zoom, sans limite de temps d'appel. On aime ça!
Google Voice (service supplémentaire payant)
Ma plus récente découverte dans la suite Google! J'ai décidé de prendre un numéro de téléphone pour #JeSuisVoyageur. Jusque là, les clients de l'agence me rejoignaient sur mon cellulaire... J'ai décidé d'investir quelques dollars par mois pour le service de téléphonie numérique (10$ US par mois). Ainsi, je peux appeler ou prendre des appels à partir de mon ordinateur ou de mon cellulaire, rediriger les appels sur un ou plusieurs appareils mobiles simultanément, et que dire du service de messagerie vocal! Je peux télécharger en MP3 les messages laissés sur la boîte vocale, et je reçois un courriel avec la transcription écrite lorsque quelqu'un me laisse un message. Pincez-moi quelqu'un, c'est le rêve!
Lien pour créer un nouveau compte : https://referworkspace.app.goo.gl/MA9w
Ou
Code 10% sur la première année sur le forfait Business Standard : D4RKCLVKGMDV3V4
Code 10% sur la première année sur le forfait Business Starter : 97VHWDLKUMWPR73
2. TravelJoy
Oh my God. OH. MY. GOD. J'ai cherché un système comme celui-là pendant des années, et voilà qu'une collègue m'a fait découvrir TravelJoy. Il s'agit d'un CRM pour les conseillers en voyages, un système de gestion de contacts et de suivis. Le seul bémol, c'est qu'il est conçu pour les agents américains donc la section facturation est un peu inutile et l'interface est en anglais. Cela dit, pour tout le reste... un vrai charme! Je peux, entre autre...
Enregistrer de façon sécuritaire toutes les informations de mes clients, incluant leurs informations de passeport, préférences voyage, etc ;
Envoyer de superbes soumissions en quelques clics ;
Faire signer des documents tels que les termes et conditions, refus d'assurance voyage, autorisations de paiement, etc ;
Créer des tâches ou des listes de tâches, incluant des tâches automatisées comme la programmation de l'envoi de certains courriels ;
Recueillir les informations de carte de crédit des clients via un système sécurisé certifié PCIDSS ;
Beaucoup plus!
La tarification au moment d'écrire cet article est de 30$ US par mois pour l'utilisateur principal (ou 300$ US par année), 10$ US par mois pour des licences de membres de l'équipe et 5$ US par mois pour une licence d'assistant (style agent technique, qui peut jouer dans les dossiers mais qui ne peut pas en créer).
Utilisez ce lien pour profiter de 50% de rabais sur les 3 premiers mois!
3. Canva Pro
Je ne compte plus les années : Canva Pro fait partie de mon quotidien. En plus de permettre de créer de magnifiques visuels en quelques clics, la version pro donne accès à une banque de plus de 100 millions de photos haute qualité, incluant des milliers de photos de destinations voyage. La version pro permet également de créer un visuel et le redimensionner automatiquement pour qu'il soit adapté à toutes les formats nécessaires.
En plus, avec son outil d'image de marque, il permet de créer des affiches, des publications pour les réseaux sociaux, des cartes d'affaire, des cartons promotionnels et bien plus avec VOS couleurs et VOS typographies. Crédibilité et professionnalisme au rendez-vous!
Personnellement, j'utilise Canva Pro pour créer de belles soumissions voyage professionnelles, créer des visuels pour mes courriels de confirmation de réservation, mes infolettres, mes publications Facebook et Instagram, mes bannières de blog, mes épingles Pinterest... et j'en passe!
Au moment d'écrire cet article, le tarif pour un abonnement annuel est de 149$ CAD et inclut une licence pour 5 utilisateurs. N'hésitez pas à rentabiliser votre abonnement avec vos collègues!
Découvrez Canva Pro juste ici.
4. TypeForm
On dit souvent qu'on a une seule chance de faire une bonne première impression. Ça ne pourrait pas être plus vrai quand on parle d'une petite entreprise! Quand les gens consultent mon site web pour envoyer une demande de soumission, j'ai envie que la qualité de nos services se fassent immédiatement sentir. J'ai donc longtemps cherché un système qui me permettrait de créer des beaux formulaires attrayants et pratiques. Arrêtez tout : j'ai trouvé!
TypeForm permet de concevoir de magnifiques formulaires interactifs, avec des options logistiques complexes qui dirigent le client vers différentes questions selon ses réponses. Dès ce moment, le client se sent encadré, compris et pris au sérieux. Depuis que j'ai intégré ce genre de formulaires dans mon processus d'acquisition de clients, les résultats sont impressionnants!
Le plan gratuit a des fonctions limitées et permet de recevoir jusqu'à recevoir 10 réponses par mois au maximum. Après, au moment d'écrire cet article, le plan de base coûte 29$ US par mois et permet de recevoir jusqu'à 100 réponses par mois.
Pour essayer TypeForm, c'est par ici!
Boards est un outil gratuit (!) qui me sauve des dizaines de minutes par semaine. Si vous êtes comme moi, vous répétez souvent les mêmes informations et répondez souvent aux mêmes questions. Boards permet de stocker des textes, des liens, des photos et même des fichiers PDF qui deviennent accessibles en un rien de temps. Il est possible d'ouvrir un onglet sur son ordinateur pour avoir accès à tous les éléments sauvegardés en un clic, ou encore installer l'application sur son téléphone portable.
Cette dernière option est géniale, puisque Boards est accessible à partir du clavier de votre téléphone! Comme ça, quand quelqu'un vous pose une question du genre "Quelle monnaie je devrais emmener en République Dominicaine?", vous n'avez qu'à cliquer sur Boards, choisir la réponse adaptée et hop! Une belle réponse efficace en moins de 3 secondes.
Envie de l'essayer? Ça coûte rien, par ici pour accéder au site de Boards!
6. Fizz
Mais c'est pas un outil ça, c'est un fournisseur cellulaire? Ben oui! Pis c'est le meilleur fournisseur pour répondre à mes besoins de conseillère en voyages. Pourquoi? Trois raisons principales :
Je peux facilement modifier mon forfait à tous les mois selon l'utilisation que j'en fais, et mes données non utilisées sont transférées au mois suivant. Comme ça, quand je sais que je vais passer le mois chez moi et que je n'utiliserai pas vraiment mes données cellulaire, je descends mon forfait au minimum!
Pour environ 4$ par mois, je peux faire en sorte que mon forfait internet me suive si je vais aux États-Unis. Comme j'y vais assez souvent pour le travail, c'est pas mal plus pratique de payer 4$ par mois plutôt que 10$ ou 12$ par jour comme le suggèrent bon nombre d'autres fournisseurs. Je l'active quand je sais que je vais voyager au États-Unis et je le désactive quand c'est pas le cas!
Pour les voyages partout ailleurs qu'aux États-Unis, Fizz permet d'acheter des données internet par bloc et qui ne grugent pas notre forfait de base, alors que la majorité des fournisseurs imposent un frais journalier pour utiliser notre forfait en voyage. Ainsi, au lieu de payer 15$ par jour, je peux acheter, par exemple, 1 giga octet et l'utiliser à mon rythme! Beaucoup plus économique.
Pour passer à Fizz, visitez le www.fizz.ca et utilisez mon code "NLU1Y" quand vous prendrez votre forfait cellulaire. Vous recevrez un rabais de 25$ à 50$ - et moi aussi!
Voilà qui complète un premier tour d'horizon des outils pratiques que j'utilise en tant qu'entrepreneure et conseillère en voyages depuis les dernières années! Bien sûr, il y en a beaucoup plus... mais je dois garder un peu de contenu pour d'autres articles, non? ;) Maintenant, à vous de déterminer quels outils seront les plus rentables pour vous, et lesquels vous aideront à gagner de précieuses minutes. Allez hop, au boulot!
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